Los 5 roles de Bitafly
Cada usuario tiene un rol que define lo que puede ver y hacer en la plataforma.
Superadmin
Control total del sistema. Gestión inter-organizaciones.
Administrador
Gestión completa de la organización, flota, pilotos y reportes.
Gerente SMS
Seguridad operacional, SORA, reportes e incidentes.
Jefe de Pilotos
Gestión de flota, pilotos, misiones y bitácora.
Piloto
Registra sus propios vuelos y consulta su expediente.
Configuración Inicial
Prepara tu organización antes de operar
El primer paso es crear la cuenta de tu organización y dejar la plataforma lista para que tu equipo pueda operar. Aquí defines la identidad corporativa, vinculas a tu tripulación y configuras los parámetros de seguridad.
Crear cuenta de organización
Regístrate en /registro con tu correo corporativo. La plataforma crea automáticamente una organización con un código único de vinculación.
Configurar identidad corporativa
En Configuración → Organización completa la razón social, NIT/cédula, número de explotador DAN, representante legal, teléfono, dirección y correo oficial. Sube el logo de la empresa.
Vincular tripulación
Comparte el código único de tu organización a tus pilotos y gerentes. Cada miembro se registra y usa ese código para unirse a tu flota. El administrador asigna el rol correspondiente.
Configurar roles y permisos
Bitafly tiene 5 roles predefinidos: Superadmin, Administrador, Gerente SMS, Jefe de Pilotos y Piloto. Cada rol tiene permisos específicos sobre los módulos del sistema.
Registrar pólizas de seguro
En Configuración → Pólizas registra las pólizas de seguro de la flota: aseguradora, número de póliza, vigencia y aeronave cubierta. El sistema alerta cuando se acercan los vencimientos.
Configurar parámetros SMS
En Seguridad y SMS activa el sistema de gestión de seguridad. Define los umbrales de riesgo y configura las listas SORA/OSO de tu organización.
Conectar credenciales AeroCivil
En Configuración → Cuenta AeroCivil ingresa tus credenciales del portal de la UAEAC para habilitar la generación automática de solicitudes de vuelo.
Permisos por rol
Crear y editar organización
Gestionar usuarios y roles
Registrar pólizas de seguro
Configurar parámetros SMS
Ver configuración
| Acción | Superadmin | Admin | Gerente SMS | Jefe Pilotos | Piloto |
|---|---|---|---|---|---|
| Crear y editar organización | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Gestionar usuarios y roles | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Registrar pólizas de seguro | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Configurar parámetros SMS | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Ver configuración | ✓ | ✓ | VER | VER | ✗ |
El código único de vinculación lo encuentras en Configuración → Organización → ID de Vinculación. Compártelo solo con personas de confianza ya que da acceso a unirse a tu organización.
Gestión de Flota y Pilotos
Registra tus aeronaves y tripulación
Antes de planificar cualquier misión, necesitas tener registradas todas tus aeronaves, baterías y pilotos. Este es el corazón del cumplimiento RAC 100: cada activo tiene su hoja de vida digital.
Registrar aeronaves
En Flota → Nueva Aeronave ingresa modelo, número de serie, matrícula, fabricante, fecha de adquisición y horas iniciales. Cada aeronave tiene su propio expediente de mantenimiento.
Registrar baterías LiPo
En Flota → Baterías registra cada batería con su serial, capacidad (mAh), número de celdas, ciclos iniciales y aeronave asignada. El sistema lleva el conteo automático de ciclos por vuelo.
Configurar alertas de mantenimiento
Activa las alertas por horas de vuelo (ej. cada 200h) y por tiempo calendario (ej. cada 6 meses). El dashboard principal mostrará las aeronaves que requieren intervención.
Registrar pilotos
En Tripulación → Nuevo Piloto ingresa nombre, número de licencia CIPU, vencimiento del examen médico y contacto de emergencia. El sistema alerta 30 días antes del vencimiento del médico.
Subir documentos y certificados
Adjunta el certificado médico, la licencia y los registros de entrenamiento de cada piloto. Los documentos quedan almacenados en el expediente digital del tripulante.
Asignar pilotos a aeronaves
Configura qué pilotos están habilitados para operar cada aeronave de la flota. Esto se valida automáticamente al planificar una misión.
Permisos por rol
Registrar y editar aeronaves
Registrar y editar baterías
Registrar y editar pilotos
Ver flota y tripulación
Subir documentos de pilotos
| Acción | Superadmin | Admin | Gerente SMS | Jefe Pilotos | Piloto |
|---|---|---|---|---|---|
| Registrar y editar aeronaves | ✓ | ✓ | ✗ | ✓ | ✗ |
| Registrar y editar baterías | ✓ | ✓ | ✗ | ✓ | ✗ |
| Registrar y editar pilotos | ✓ | ✓ | ✗ | ✓ | ✗ |
| Ver flota y tripulación | ✓ | ✓ | VER | ✓ | VER |
| Subir documentos de pilotos | ✓ | ✓ | ✗ | ✓ | OWN |
Las horas "iniciales" de la aeronave son las horas acumuladas antes de ingresar a Bitafly. Es fundamental ingresarlas correctamente para que los reportes reflejen el historial real del equipo.
Planificación de Misión
Crea y autoriza misiones de vuelo
Cada operación comienza con una misión planificada. Bitafly centraliza toda la información preoperacional: zona de vuelo, tripulación asignada, aeronave seleccionada y evaluación de riesgo SORA.
Crear nueva misión
En Misiones → Nueva Misión define el número de misión (generado automáticamente), tipo de operación (VLOS, BVLOS, nocturno), ubicación y fecha programada.
Asignar tripulación y aeronave
Selecciona el piloto al mando (PIC) y la aeronave a utilizar. El sistema valida que el piloto tenga licencia vigente y la aeronave esté habilitada para operación.
Completar lista de verificación pre-vuelo
El piloto completa el checklist preoperacional: condiciones meteorológicas, verificación física de la aeronave, estado de baterías, espacio aéreo y zona de operación.
Evaluación de riesgo SORA
El sistema guía al operador a través del proceso de evaluación SORA (Specific Operations Risk Assessment): SAIL, GRC, ARC y lista de OSOs requeridos para la operación.
Solicitar autorización AeroCivil
Con los datos de la misión completos, genera el formato F-OPS-001 automáticamente y envíalo al portal de la UAEAC. Bitafly pre-llena todos los campos exigidos.
Aprobar y activar la misión
El administrador o jefe de pilotos revisa la misión y la aprueba. A partir de ese momento el piloto puede registrar los vuelos asociados a esa misión.
Permisos por rol
Crear y editar misiones
Aprobar misiones
Completar checklist pre-vuelo
Ejecutar evaluación SORA
Generar solicitud AeroCivil
| Acción | Superadmin | Admin | Gerente SMS | Jefe Pilotos | Piloto |
|---|---|---|---|---|---|
| Crear y editar misiones | ✓ | ✓ | ✗ | ✓ | ✓ |
| Aprobar misiones | ✓ | ✓ | ✗ | ✓ | ✗ |
| Completar checklist pre-vuelo | ✓ | ✓ | ✗ | ✓ | ✓ |
| Ejecutar evaluación SORA | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Generar solicitud AeroCivil | ✓ | ✓ | ✗ | ✓ | ✗ |
Una misión puede tener múltiples vuelos asociados (ej. varios despegues en el mismo día). Cada vuelo se registra individualmente en la bitácora pero referencia la misma misión.
Ejecución y Bitácora
Registra cada vuelo con precisión RAC 100
La bitácora digital es el core de Bitafly. Cada vuelo registrado alimenta automáticamente las horas totales de la aeronave, los ciclos de las baterías y el historial del piloto. Cumplimiento RAC 100 en tiempo real.
Registrar nuevo vuelo
En Bitácora → Nuevo Vuelo selecciona la misión activa. El sistema pre-llena aeronave, piloto y condiciones base. Ingresa hora de despegue y hora de aterrizaje.
Condiciones del vuelo
Registra la condición visual (VMC, IMC, NIGHT), velocidad del viento y observaciones meteorológicas. Estos datos son obligatorios para el reporte F-OPS-002.
Seleccionar baterías utilizadas
Marca las baterías empleadas en el vuelo. El sistema suma automáticamente un ciclo a cada una y actualiza el conteo total.
Calcular tiempo de vuelo
Con los tiempos de despegue y aterrizaje, Bitafly calcula automáticamente la duración del vuelo y la suma a las horas totales de la aeronave y del piloto.
Registrar incidentes o anomalías
Si ocurre cualquier evento anormal durante el vuelo, regístralo en el campo de incidentes. Esto puede derivar en un reporte SMS dependiendo de la clasificación.
Observaciones y cierre
Agrega notas operacionales, condiciones de aterrizaje y firma digital del piloto al mando. El vuelo queda registrado en la bitácora oficial.
Registrar mantenimiento post-vuelo
Si se realizó alguna intervención en la aeronave (limpieza, ajuste, calibración), regístrala en Mantenimiento. El sistema actualiza el historial técnico.
Permisos por rol
Registrar vuelos en bitácora
Editar vuelos existentes
Eliminar vuelos
Registrar incidentes
Importar vuelos desde Excel
| Acción | Superadmin | Admin | Gerente SMS | Jefe Pilotos | Piloto |
|---|---|---|---|---|---|
| Registrar vuelos en bitácora | ✓ | ✓ | ✗ | ✓ | ✓ |
| Editar vuelos existentes | ✓ | ✓ | ✗ | ✓ | ✗ |
| Eliminar vuelos | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Registrar incidentes | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Importar vuelos desde Excel | ✓ | ✓ | ✗ | ✓ | ✗ |
Puedes registrar vuelos pasados importando desde Excel/CSV. El sistema acepta el formato estándar de la AeroCivil y mapea automáticamente los campos al formato interno de Bitafly.
Seguridad y SMS
Sistema de gestión de seguridad operacional
El Sistema de Gestión de Seguridad (SMS) aeronáutico es un requisito RAC 100. Bitafly integra la gestión de incidentes, la evaluación de riesgo SORA y el seguimiento de acciones correctivas en un solo módulo.
Reportar evento de seguridad
Cualquier usuario puede reportar un evento: incidente, incidente grave o accidente. Describe el evento, fecha, aeronave involucrada y circunstancias. El sistema asigna un número de reporte automático.
Clasificar el evento
El Gerente SMS clasifica el evento según la severidad (Bajo/Medio/Alto/Crítico) y el tipo (operacional, técnico, humano, organizacional). Esta clasificación determina el proceso de investigación.
Investigar causa raíz
Documenta la cadena de causas del evento: causa inmediata, factores contribuyentes y causas raíz. Usa el análisis de árbol de fallos integrado en el formulario de investigación.
Definir acciones correctivas
Por cada causa raíz identifica una acción correctiva con responsable, fecha límite y criterio de verificación. El sistema hace seguimiento del estado de cada acción.
Evaluación de riesgo SORA
Para operaciones BVLOS o de alto riesgo, ejecuta el proceso SORA completo: calcula el GRC intrínseco, el GRC final con mitigaciones, el ARC inicial, el ARC final y el SAIL resultante.
Revisar cumplimiento y OSOs
Verifica que los Objetivos de Seguridad Operacional (OSOs) requeridos para el nivel SAIL estén implementados con el nivel de robustez exigido por el estándar JARUS.
Permisos por rol
Crear reporte SMS
Clasificar e investigar eventos
Definir acciones correctivas
Ejecutar evaluación SORA
Configurar lista OSO personalizada
| Acción | Superadmin | Admin | Gerente SMS | Jefe Pilotos | Piloto |
|---|---|---|---|---|---|
| Crear reporte SMS | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Clasificar e investigar eventos | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Definir acciones correctivas | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Ejecutar evaluación SORA | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Configurar lista OSO personalizada | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
La lista de OSOs puede ser personalizada por tu organización en Configuración → Seguridad. Por defecto se carga el estándar JARUS SORA v2.0 con los 24 objetivos de seguridad oficiales.
Reportes y Administración
Exporta reportes y gestiona tu cuenta
Bitafly genera en un clic todos los reportes oficiales exigidos por la AeroCivil en PDF con membrete corporativo. Además, desde el panel de administración gestionas usuarios, planes y configuración avanzada.
Centro de reportes
En Reportes selecciona el tipo de reporte: Maestro de Vuelo (F-OPS-002), Registro de Baterías (F-MNT-003), Bitácora de Piloto (F-HUM-005) o Expediente de Tripulante.
Reporte de bitácora oficial
Filtra por rango de fechas, aeronave o piloto y exporta el Maestro de Vuelo en PDF. Incluye logo corporativo, código de formato, versión y todas las columnas exigidas por RAC 100.
Reporte de flota y mantenimiento
Genera el estado actual de toda la flota: horas por aeronave, próximas revisiones, historial de mantenimiento y estado de pólizas de seguro.
Expediente de tripulación
Exporta el expediente completo de cada tripulante: datos personales, licencias, horas voladas por aeronave, exámenes médicos y registro de capacitaciones.
Gestión de usuarios y roles
En Configuración → Usuarios ve todos los miembros activos, cambia sus roles, desactiva accesos o envía invitaciones a nuevos miembros del equipo.
Gestión de suscripción
Revisa tu plan actual, el número de aeronaves y pilotos disponibles, el historial de facturación y actualiza tu plan si el equipo crece.
Configuración avanzada
Ajusta los parámetros de alertas (ciclos de batería, horas de mantenimiento, días de vencimiento médico), personaliza los formatos de reporte y configura las integraciones disponibles.
Permisos por rol
Generar reportes PDF
Ver bitácora propia
Gestionar usuarios
Gestionar suscripción
Configuración avanzada
| Acción | Superadmin | Admin | Gerente SMS | Jefe Pilotos | Piloto |
|---|---|---|---|---|---|
| Generar reportes PDF | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Ver bitácora propia | ✓ | ✓ | ✗ | ✓ | ✓ |
| Gestionar usuarios | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Gestionar suscripción | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Configuración avanzada | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
Todos los reportes PDF generados llevan automáticamente el logo, razón social y NIT de tu organización tal como está configurado en Configuración → Organización.
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